De Kunst Om Dingen Gedaan Te Krijgen Met Een Kanban-bord

2024 Auteur: Francis Oldridge | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-16 20:41

Je overweldigd voelen door werk en / of persoonlijke verantwoordelijkheden is het nieuwe normaal. Steeds meer mensen ervaren een burn-out en de herkenbaarheid van deze term heeft verschillende doordachte denkpistes aangewakkerd over de effecten ervan op alles, van millennial (of niet) tot zwarte identiteit tot ouderschap.

Maar hoe los je een burn-out op? Afgezien van vaag gefluister van zelfzorg en af en toe een telefoontje om je onvervulde baan op te zeggen, lijken praktische oplossingen schaars. Probeer persoonlijke kanban voordat u uw leven en bankrekening ontwortelt.

Het begin van Kanban

Kanban (Japanse vertalingen bevatten 'uithangbord', 'reclamebord' of 'visueel signaal') werd in de jaren veertig ontwikkeld door Taiichi Ohno, een industrieel ingenieur voor Toyota. Dit visuele workflowproces verbeterde hun productie-efficiëntie effectief en was een sleutelcomponent in het feit dat het bedrijf een grote internationale concurrent werd.

In 2004 begon David J. Anderson deze strategie toe te passen op technologische industrieën, maar het werd al snel populair in domeinen als marketing en werving. Moderne kanban was zo succesvol dat mensen het in hun persoonlijke leven gingen gebruiken.

Persoonlijke Kanban

James Benson, voormalig collega van Anderson's, en Tonianne DeMariBarry creëerden Personal Kanban: Mapping Work - Navigating Life. In dit boek schetsen ze hoe je het kanban-bord kunt gebruiken om de achterstand in je levenstaken te doorstaan, ongeacht hun omvang.

Begin met het opschrijven van alles wat u moet doen. Alles. Je bedriegt jezelf alleen door iets weg te laten.

Bedrijven gebruiken vaak een meer gecompliceerde kanban-structuur, maar Benson en Barry gebruiken drie eenvoudige kolommen: to-do, doen en gedaan. Je begint door jezelf een whiteboard te geven en alles op te schrijven wat je moet doen. Alles. Je bedriegt jezelf alleen door iets weg te laten.

Stalwarts geven de voorkeur aan plaknotities of indexkaarten, zodat u taken fysiek kunt verplaatsen, maar een droog uitwisbare marker werkt net zo goed. U kunt een kleurcode gebruiken om zakelijke en persoonlijke taken te combineren of om urgentie aan te duiden. Datums worden persoonlijk aanbevolen voor tijdgevoelige items, zodat u rekening kunt houden met deadlines en effectief prioriteiten kunt stellen.

Nu, hier is het belangrijkste deel: beperk het aantal taken dat in de kolom 'doen' moet worden uitgevoerd. Benson beveelt er drie aan, maar het mogen er nooit meer zijn dan vijf. U moet ook een tijdschema voor taken in deze kolom instellen en u eraan houden. Dit verlaagt de stress door te minimaliseren waar u op gefocust bent, terwijl u niet te veel in uw planning blijft steken.

De grote fout die mensen maken bij elk productiviteitsproces, is dat taken te groot worden.

“Persoonlijke kanban is een informatieradiator voor je werk. Hiermee begrijp je de impact en context van je werk in realtime. Dit is waar lineaire to-do-lijsten tekortschieten”, schrijven Benson en Barry. "Statisch en zonder context, herinneren ze ons eraan een bepaald aantal taken uit te voeren, maar laten ze ons geen waardevolle realtime informatie zien die nodig is voor effectieve besluitvorming."

De grote fout die mensen maken bij elk productiviteitsproces, is dat taken te groot worden. Als plaknotities vast komen te zitten in de "doe" -kolom, kunt u leren deze (en toekomstige soortgelijke taken) op te splitsen in kleinere actie-items. een goede vuistregel is om altijd ten minste één snelle taak aan de gang te hebben om het momentum gaande te houden.

Eindelijk heb je de kolom “klaar”. We weten allemaal hoe goed het voelt om iets van de lijst te schrappen, maar deze column doet meer dan dat. Beschouw het als een archief van uw prestaties dat u wekelijks of maandelijks kunt vernieuwen. Kleurcodering loont hier en kan u helpen te zien welke taken eenvoudiger zijn dan andere. Je kunt ook zien waar je tijd naartoe gaat en, als het ongewenst uit balans is, stappen ondernemen om dat te veranderen.

Virtuele Kanban

Als u uw kanbanbord mee wilt nemen, hebben verschillende workflow-apps een kanban-functie. Deze apps richten zich meestal op teamgebaseerde kanban, maar Trello vertaalt zich goed naar persoonlijk gebruik.

Met Trello kun je één bord gebruiken of meerdere borden maken voor verschillende gebieden van je leven: werk, persoonlijk, de volgende grote Amerikaanse roman, et. al. De app is de beste visuele benadering van fysieke kanbanborden waarmee u meer dan drie kolommen kunt hebben. De gratis versie zou aan al uw kanban-behoeften moeten voldoen, maar u kunt upgraden om uw agenda en andere populaire apps te integreren.

Of u nu uw kanban in uw zak of aan de muur wilt hebben, het is tijd om uw planning over te nemen en dingen voor elkaar te krijgen. Het is niet zo spannend als alles op te geven en naar de Kaaimaneilanden te verhuizen, maar het is zeker goedkoper.