Hoe U Voor Elke Gelegenheid Een Brief Schrijft

2024 Auteur: Francis Oldridge | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-16 20:41

Voorbij zijn de dagen dat het schrijven van brieven het geprefereerde communicatiemiddel was tussen zakenpartners, familie, vrienden en door sterren gekruiste minnaars. Snail mail kan grotendeels tot het verleden behoren, maar kijk eens rond naar je moderne levensstijl en je zult zien dat de kunst van het geschreven woord nog lang niet dood is. De kans is groot dat u een groot deel van uw persoonlijke en professionele leven besteedt aan het communiceren van vitext of e-mail, en er zijn nog steeds scenario's die vragen om de ouderwetse opgemaakte brief (zelfs als u deze eerder via het world wide web verstuurt dan u bent om erop te slaan). Communicatie is van cruciaal belang voor elke interactie en weten hoe u de juiste toon moet aanspreken in schriftelijke correspondentie, is een essentiële vaardigheid, of u nu een liefdesbrief of een ontslagbrief schrijft. Om u te helpen op de goede weg te blijven, hebben we deze gids samengesteld over hoe u voor elke situatie een brief kunt schrijven.

Bepaal uw doel en publiek

Voordat u de pen op papier kunt zetten - of liever, vingertoppen op het toetsenbord - moet u even nadenken over wat u precies met uw brief wilt bereiken. Je zou niet op dezelfde manier met je baas praten als met je partner, dus schrijf ook niet op dezelfde manier. Verzamel uw gedachten voordat u begint met schrijven door uzelf een paar eenvoudige vragen te stellen:

Naar wie schrijf ik?

Kent u de persoon naar wie u schrijft of wordt dit uw eerste gesprek met hem of haar? De manier waarop we met elkaar communiceren, verandert natuurlijk naarmate we vertrouwder worden, dus zorg ervoor dat u uw relatie met de persoon aan wie u schrijft, beoordeelt voordat u begint. Dit zal u helpen voorkomen dat u te nonchalant of te kort voor de situatie overkomt.

Wat probeer ik te bereiken?

Volg je een sollicitatiegesprek of schrijf je een vakantiebrief aan je familie? Net zoals uw relatie met de ontvanger van uw brief ertoe doet, geldt dat ook voor de context waarin u deze schrijft. U moet er altijd voor zorgen dat professionele communicatie precies dat is - professioneel - zelfs als u vriendschap hebt met de collega of zakenpartner naar wie u schrijft. Beschouw professionele communicatie als onderdeel van uw algehele professionele profiel. Je zou geen luie, grove of overdreven informele e-mail willen naar je buddy op de boekhoudafdeling op je LinkedIn-profiel, dus je zou het ook niet in je outbox moeten willen hebben. Het tegendeel is ook waar; als je een bedankbrief schrijft aan je lieve kleine gam-gam, is het laatste dat je wilt doen klinken alsof je een zakelijke bijeenkomst houdt. Houd uw doel in gedachten terwijl u uw brief opstelt en plaats uzelf in de schoenen van de ontvanger.

Beschik ik over alle informatie die ik nodig heb om te communiceren?

Dit is vooral belangrijk bij zakelijke communicatie. De meesten van ons zijn aan de ontvangende kant geweest van een lange reeks e-mailopvolgingen omdat de afzender niet alle feiten op orde had voordat ze op verzenden klikten. Wees niet de man die vijf e-mails verstuurt als je dat zou doen. Dit soort ongeorganiseerde, bewuste e-mailetiquette komt op zijn best irriterend over en in het slechtste geval ronduit verwarrend en onprofessioneel. Als je veel belangrijke informatie schriftelijk wilt overbrengen, maak dan een korte lijst met opsommingstekens van alles wat je moet overbrengen, zodat je zeker weet dat je alles hebt behandeld voordat je het verzendt.

Vind tijd om te formatteren

Formatteren is van cruciaal belang bij formele communicatie, zowel om uzelf professioneel te presenteren als om informatie logisch over te brengen. We hebben de neiging om sneller te werken wanneer we communiceren met bedrijven, organisaties of collega's, omdat die communicatie gedurende beperkte uren plaatsvindt. Het is dus belangrijk dat u uw punt snel en duidelijk overbrengt, wat veel gemakkelijker is met opmaak.

Hoe een professionele brief te schrijven

Voorblad; Ontslagbrief; Verwijzingsbrief; Aanbevelingsbrief, interesse of intentie, enz

U bent waarschijnlijk bekend met de standaard formele letterlay-out, zelfs als u er zelf geen hebt geschreven. De meeste bedrijven en organisaties volgen deze indeling omdat deze gemakkelijk herkenbaar en scanbaar is. Sjablonen voor formele brieven zijn overal verkrijgbaar en maken deel uit van de meeste tekstverwerkingsprogramma's. U kunt er ook voor kiezen om uw eigen geheel nieuwe sjabloon te maken of een briefsjabloon aan te passen voor herhaald gebruik. Hier zijn enkele belangrijke dingen om in gedachten te houden als het gaat om het schrijven en opmaken van een formele brief:

1. Gebruik titels. Als u een interne e-mail naar een collega of teamlid stuurt, is het waarschijnlijk prima om ze bij hun voornaam aan te spreken, maar wanneer u communiceert met zakelijke, organisatie- of professionele contactpersonen buiten of hoger in uw bedrijf, je mag ze nooit alleen met hun voornaam aanspreken.

2. Blijf uit de buurt van informele begroetingen. Begin uw brief met "Geachte …" (gebruik geen "Hallo", "Hallo" of een soortgelijke begroeting) en spreek de ontvanger aan met zijn titel en ofwel zijn volledige naam of zijn achternaam (bijvoorbeeld: "Geachte Mr. John Smith, 'of' Beste Dr. Johnson '). Als u nog geen contact heeft met de organisatie waarnaar u schrijft, kijk dan op de website of u de naam en titel van de relevante persoon kunt vinden. Als u de naam van een persoon niet kunt vinden, richt u deze dan tot de juiste afdeling of groep (bijv. 'Beste handmatige staf' of 'Beste redactieteam'). Als u absoluut niet de juiste persoon of afdeling kunt vinden om aan te spreken, kunt u 'Aan wie het aangaat' gebruiken, maar houd er rekening mee dat dit waarschijnlijk betekent dat uw brief naar de juiste mensen moet worden doorgesluisd zodra deze aankomt. resulteren in een vertraagde reactie.

3. Vermeld de datum. Als uw brief in de hoofdtekst van een e-mail wordt opgenomen, zal uw e-mailclient deze afstempelen met datum en tijd, maar als u uw brief als bijlage of per post verstuurt, zal het opnemen van de datum bovenaan u beiden helpen. en de ontvanger houdt het juiste moment voor follow-up bij.

4. Zorg ervoor dat u gemakkelijk contact met u kunt opnemen. Zorg ervoor dat u uw naam (voor- en achternaam, inclusief uw voorkeurstitel) en uw contactgegevens opgeeft. Als u een fysieke brief of een digitale kopie van een opgemaakte brief verstuurt, vermeld dan bovenaan uw adres en telefoonnummer, zodat de ontvanger deze direct kan raadplegen. Wanneer u e-mails verzendt, denkt u misschien dat uw e-mailadres in het veld "Van" voldoende is, maar de waarheid is dat u niet weet hoe de ontvanger er de voorkeur aan geeft om contact met u op te nemen. Maak een professionele e-mailhandtekening met uw telefoonnummer, adres en eventuele relevante sociale netwerkprofielen waar u gemakkelijk contact mee kunt opnemen.

5. Gebruik formele taal. Naast het voor de hand liggende weglaten van krachttermen of overdreven nonchalante taal, betekent dit ook dat je geen weeën gebruikt (d.w.z. "Ik zal niet aanwezig zijn op de vergadering van dit kwartaal" in tegenstelling tot "Ik zal er niet zijn").

6. Begraaf de lede niet. Professionele communicatie vereist efficiëntie, dus zorg ervoor dat u zo snel mogelijk op de kern van uw brief komt. Het is beter om uw brief beknopt te laten zijn op een halve pagina dan te proberen deze uit te rekken tot een volledige pagina met vulmiddel.

7. Proeflezen, dan opnieuw proeflezen. Programma's zoals Microsoft Word hebben ingebouwde spelling- en grammaticacontrole, en dat zou altijd je eerste pas bij proeflezen moeten zijn. Vaak zullen ze zelfs suggesties doen om uw brief beknopter en directer te maken, wat een enorme hulp is bij het schrijven van een formele brief. Er zijn ook online tools zoals Grammarly die u kunnen helpen bij uw eerste proeflezing. Stop echter niet bij één keer door de spellingcontrole; u moet uw brief ook in zijn geheel lezen om op fouten te controleren. Pro-tip: lees je brief hardop voor jezelf of om hem achterstevoren te lezen (van het laatste woord tot het eerste) om typefouten of rare formuleringen op te vangen. Als het iets van levensbelang is, let er dan ook op.

8. Wees aardig, maar professioneel. U wilt de brief aan de klant zeker niet afsluiten met een hartelijk "Love ya!" maar dat betekent niet dat je koud en onvruchtbaar moet zijn. Sluit uw brief af met afsluitende (in woord-nerd-kringen bekend als valediction) zoals 'vriendelijke groeten', 'dank u voor uw tijd', 'respectvol de uwe' of 'beste wensen' om warmte aan de brief toe te voegen zonder enige lijn te overschrijden.

9. Typ het. In de wereld van vandaag is er geen ontkomen aan: als je met de hand een formele zakelijke brief schrijft, zul je er onprofessioneel uitzien. Het is ook leuk om uw envelop af te drukken in plaats van deze met de hand te adresseren.

10. Weersta de drang om creatief te worden. Probeer uw brief niet te verfraaien met gekke kleuren of mooie lettertypen. We zijn verheugd dat u zich kunstzinnig voelt, maar professionele correspondentie is meestal niet de tijd of plaats. Blijf bij de normen, zoals Times New Roman en gewoon oud zwart-wit.

Hoe een persoonlijke brief te schrijven

Liefdesbrief, bedankbrief, verontschuldigingsbrief, etc

Met persoonlijke brieven kun je je vleugels een beetje strekken en die creatieve sappen laten stromen. Hoewel speciale details waarschijnlijk op prijs worden gesteld in persoonlijke brieven, zijn er toch enkele richtlijnen die u in gedachten moet houden.

1. Wees niet te kort. Je wilt niet drie pagina's lang eindeloos ronddwalen voordat je tot de kern van je bericht komt, maar het is leuk om een informeel gesprek op te nemen in een persoonlijke brief om de ontvanger te laten zien dat je wat extra tijd nodig hebt gehad om met hem in contact te komen. Als je de ontvanger al een tijdje niet hebt gesproken, vertel hem dan over je leven en vraag hem naar dat van hem. Als je ze ergens voor bedankt, neem dan een paar extrlines om uit te leggen wat het voor je betekende. Afhankelijk van de context kan het zelfs leuk zijn om wat humor in de brief te brengen.

2. Gebruik een informele begroeting. Net zoals het vreemd is om een brief aan je baas te beginnen met 'Yo Ted', is het net zo vreemd om een brief aan je moeder te beginnen met 'Beste mevrouw Carol Jackson'. Het is perfect gepast om de ontvanger van een persoonlijke brief met zijn voornaam aan te spreken - of zelfs een bijnaam als je heel dichtbij bent - en te beginnen met een meer informele begroeting zoals "Hallo" in plaats van de "Beste" die je zou moeten gebruiken in professionele communicatie.

3. Omarm creativiteit zonder de leesbaarheid op te offeren. Die funky lettertypen en luide kleurenpaletten die u niet in uw laatste zakelijke brief kon gebruiken, kunnen in uw persoonlijke brieven terecht. Hoewel je niet zo ver wilt gaan dat je je brief verandert in een cryptische wirwar van microscopisch schrift en oogverblindende kleuren, is het prima om je strakke professionele persoon van je af te schudden en meer plezier te hebben. Als je de brief met visnail verstuurt, is het op de ouderwetse manier schrijven een leuke bijkomstigheid, op voorwaarde dat je handschrift niet tot verminkte kippenkrabben is verkleind door de prevalentie van technologie.

In de tijd dat het lijkt alsof iedereen liever een tekst van drie woorden stuurt in plaats van uitgebreide communicatie, kan het opstellen van een brief ontmoedigend of zelfs intimiderend aanvoelen. Maar als u zich aan deze richtlijnen houdt, zal uw brief in elke situatie kloppen.